Hope by Elvira värnar om personlig integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av skydd för de personuppgifter som behandlas hos oss. Här beskrivs hur vi inom Hope by Elvira behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har som registrerad och hur du kan göra dem gällande.
Det är viktigt att du tar del av informationen och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.
1. Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns.
2. Vad menas med behandling av personuppgift?
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
3. Personuppgiftsansvarig. Hope by Elvira med organisationsnummer: 802544-0358 är ansvarig för behandling av dina personuppgifter.
4. Vilka personuppgifter behandlar vi och till vad? Vi samlar in personuppgifter i följande situationer:
4.1 När du blir medlem i vår förening samlar vi information om namn, adress, postnummer, ort, mailadress och de sex första siffrorna i personnumret. Om individen är minderårig sparas istället namn för vårdnadshavare, e-post, adress, postnummer, ort och mobilnummer. Samtliga uppgifter lämnas av vårdnadshavaren i samband med registrering.
4.2 När du anmäler dig till våra aktiviteter sparas namn, postnummer, ort, kontaktuppgifter, och annan information relevant för aktiviteten i fråga.
4.3 Om du engagerar dig ideellt hos vår förening, kontaktar oss via telefon eller e-post samlar vi information om namn och kontaktuppgifter. Samtliga uppgifter lämnas av dig i samband med registrering eller anmälan.
4.4 När du ger en gåva samlar vi information om namn, kontaktuppgifter och i tillämpliga fall betalningsuppgifter. Samtliga uppgifter lämnas av dig i samband med gåvotillfället. Vid köp av våra produkter samlar vi information om namn, kontaktuppgifter och betalningsuppgifter. Samtliga uppgifter lämnas av dig i samband med gåvotillfället.
4.5 Cookies kan spara dina uppgifter vid besök på vår hemsida vilket medför att vi ser vilken IP-adress som besökt vår sida. Uppgifterna registreras automatiskt om du godkänner vårt användande av cookies.
Observera att vårdnadshavares eller ett sjukdomsdrabbat barns kontakt med vår verksamhet eller publicering via våra sociala medier eller hemsida kan innebära att du indirekt lämnar information som är att betrakta som hälsodata.
5. Varför behandlar vi dina och ditt barns personuppgifter?
5.1 För att kunna erbjuda dig och ditt barn våra kostnadsfria och frivilliga tjänster, tex bjuda in er till evenemang.
5.2 För att kunna ge dig information om vår verksamhet genom informationsutskick och erbjudanden.
5.3 För att kunna visa upp ett medlemsregister till fonder och stiftelser när vi ansöker om ekonomiska medel till våra aktiviteter. Visa bidrag som vi ansöker om kräver ett medlemsregister då storleken på bidraget baseras på antalet medlemmar.
5.4 För att uppfylla våra legala skyldigheter enligt ex. redovisningslagen.
6. Rättslig grund för behandlingen.
All vår behandling av era personuppgifter bygger på ert samtycke och en intresseavvägning om inget annat framgår nedan. I intresseavvägningen har hänsyn tagits till vårt intresse av att kunna nå er med våra tjänster, marknadsföra vår verksamhet för att få fler medlemmar och givare, och för att nå ut till drabbade familjer och för att kunna utveckla vår verksamhet så att fler barnfamiljer kan få ta del av våra erbjudanden.
Vid köp av produkter behandlar vi dina uppgifter för att uppfylla våra skyldigheter i bokföringslagen, för att kunna skicka dina köpta varor och utföra köpta tjänster samt för att kunna hantera ev reklamationer och annan uppföljning av ditt köp.
7. Hur länge sparar vi dina uppgifter?
Vi sparar dina uppgifter så länge det är nödvändigt för att utföra den tjänst som du har begärt. Vi kommer att spara uppgifter längre än så om vi måste det enligt lag. Uppgifter som omfattas av bokföringslagen kommer sparas i minst 7 år.
8. Vem tar del av dina personuppgifter?
Styrelsens medlemmar och volontärer i Hope by Elvira kommer behandla dina personuppgifter för att kunna uppfylla våra angivna ändamål. Hope by Elvira kommer inte att sälja, hyra- eller leasa ut de personuppgifter som samlats in. Vi kan komma att lämna ut personuppgifterna till fonder och stiftelser som kräver medlemsregister i samband med att Hope by Elvira ansöker om ekonomiska medel till olika aktiviteter.
I samband med att ni anmäler er till föreningsaktiviteter kan era personuppgifter bli synliga för andra medlemmar på till exempel deltagarlistor och hanteras av den person eller aktör som arrangerar aktiviteten. Vid deltagande i evenemang så som anordnas för allmänheten, dvs även för personer som ej tillhör en cancerdrabbad familj, samlas namn och kontaktuppgifter in och delas med arrangören för evenemanget, särskilt samtycke lämnas i samband med anmälan till evenemanget. Vid fotografering i samband med aktiviteter för publicering på webb, sociala medier kan särskilt samtycke begäras in av föreningen.
9. Säkerhet.
Vi värnar om din integritet och strävar alltid efter att skydda dina uppgifter på bästa sätt i enlighet med dataskyddsförordningen och övriga dataskyddslagar som gäller vid tillfället för behandlingen.
10. Dina rättigheter
10.1 Rätt till registerutdrag och rättelse Du har rätt att kostnadsfritt begära registerutdrag angående den personuppgiftsbehandling som vi utför angående dig. Ett registerutdrag innebär att du får veta vilka uppgifter som behandlas om dig och att du får tillgång till uppgifterna och information om behandlingen. Du kan även begära att vi rättar personuppgifter som är felaktiga.
10.2 Rätt till radering.
Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig om:
• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.
Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran om vi enligt lag har skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.
10.3 Rätt att invända.
Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du kommer alltid att ges tillfälle att motsätta dig direkt marknadsföring från oss.
10.4 Rätt till begränsning av personuppgiftsbehandling
Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling i följande fall:
10.4.1 Om du ifrågasätter riktigheten av personuppgifter.
10.4.2 Om du anser att personuppgiftsbehandlingen är otillåten men du föredrar att vi begränsar behandlingen av personuppgifterna istället för att vi raderar dessa.
10.4.3 Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de tidigare behandlats för men du behöver personuppgifterna för etablering eller, utövandet av eller försvar mot rättsliga krav.
10.4.4 Om du invänt mot behandling som stödjer sig på berättigat intresse enligt punkt 12.3 ovan. En begränsning av personuppgiftsbehandling innebär att personuppgifterna fortsätter att lagras men i övrigt inte behandlas av oss om inte du samtycker till fortsatt behandling.
10.5 Rätt att återkalla samtycke.
Du har rätt att när som helst återkalla ett tidigare lämnat samtycke.
10.6 Utövande av rättigheter.
Om du vill använda någon eller flera av dina rättigheter kan du kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan. Vi kommer att behandla din begäran skyndsamt. Om vi inte beviljar din begäran kommer vi informera dig om detta samt skälen till sådant beslut.
10.7 Mer information om dina rättigheter.
Mer information om dina rättigheter hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida: https://www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.
11. Behörig myndighet. Om du är missnöjd med Hope by Elviras behandling av personuppgifter eller beslut rörande din begäran om användandet av dina rättigheter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten imy@imy.se för framförande av klagomål.
12. Förändringar av integritetspolicyn. I det fall att integritetspolicyn ändras kommer den uppdaterade policyn att finnas på www.hopebyelvira.se. Vid omfattande förändringar av integritetspolicyn kan Hope by Elvira också komma att informera registrerade om ändringarna direkt via e-post.
13. Kontakt. Kontakta oss gärna om du har frågor eller behöver hjälp. Du når oss via kontaktformuläret på vår hemsida www.hopebyelvira.se, telefonnummer 070-210 44 45
Vår postadress är: Hope by Elvira c/o Linda Nylander, Kajgatan 18, 974 37 Luleå